Affärsetikettkorrespondens. Regler för affärskorrespondens

Affärskorrespondens och kontorsarbete i allmänhet är direkt relaterade till ledningen. Attityden till dokument är en fråga om ledning och verkställande disciplin. Genom hur brevet är sammansatt och formaterat, och hur de arbetar med det, kan man bedöma vad som händer i organisationen. Om vi talar om traditionell affärskorrespondens kan den delas in i officiell och personlig. Personligt – det är till exempel rekommendationsbrev, tacksamhet, gratulationer, kondoleanser. Dessutom varierar breven i innehåll: begäran, inbjudan, begäran, garanti, följebrev, reklambrev, etc. Affärskorrespondens inkluderar brev, telegram, telefonmeddelanden, fax, teletyp och elektronisk kommunikation. Affärskorrespondens är uppdelad i inkommande, d.v.s. mottas av institutionen från dess partners, högre organisationer och utgående, bildade direkt i institutionen.

Efter typ klassificeras brev som cirkulär, direktiv, information, garanti, anspråk, återkrav, kommersiella, kontraktuella, medföljande, såväl som svarsbrev, begärandebrev, påminnelser, inbjudningar, meddelanden, bekräftelser, förfrågningar.

Det finns vissa kanoner för att skriva officiella brev, att bristande efterlevnad inte bara kan påverka organisationens prestige utan också störa lösningen av viktiga frågor och ingåendet av lönsamma kontrakt. Varje affärsbrev måste vara oklanderligt i alla avseenden och ha ett antal obligatoriska attribut: även mindre bristande efterlevnad av reglerna kan göra det ogiltigt ur juridisk synvinkel. Kvaliteten på en affärstext består av fyra komponenter: tanke, begriplighet, läskunnighet och korrekthet.

Trodde - det är innehållet i det du har skrivit eller det du talar om i dina brev. Ett affärsbrev har ett specifikt syfte och ett specifikt fokus - att uppmuntra adressaten att vidta några åtgärder och få ett specifikt svar på detta brev. För att göra detta måste du tydligt och tydligt formulera de idéer du försöker uttrycka, annars kommer du inte att kunna förmedla dessa idéer eller information till andra. Om brevet berör flera frågor bör de vara meningsfullt åtskilda från varandra och listade i viktordning.

Ett annat kriterium för en kvalitet affärsbrev text är begriplighet, de där. textens tillgänglighet för förståelse. Rätthet – det är tonen i det som skrivs, som sätts av de valda orden, formaliteten eller informaliteten i stilen, och bör exakt motsvara statusen för mottagaren av ditt brev, precis som snittet på din kostym kommer att motsvara samhällskrets som dina kunder tillhör.

Stilen på ett affärsbrev är affärsmässigt, utan främmande fraser. Ett kort, kompetent, logiskt affärsbrev är ett tecken på respekt för adressaten. Ett så viktigt krav för ett affärsbrev som läskunnighet , återspeglar överensstämmelse med grammatik och stavningsstandarder. Självklart ska affärsbrev vara skrivna utan fel (inga raderingar eller korrigeringar är tillåtna i texten), och prydligt maskinskrivna.

Det bör noteras att informationen i dokumentet inte bara bärs av själva texten utan också av delar av dess design, så kallade detaljer.

Rekvisita – detta är ett obligatoriskt informationselement i ett dokument, strikt tilldelat en specifik plats på formuläret eller bladet.

Antalet detaljer varierar beroende på dokumentens typ och innehåll. Provformuläret fastställer den maximala sammansättningen av detaljer och ordningen för deras arrangemang.

För närvarande inkluderar detaljerna:

– Ryska federationens statsemblem;
– emblem för ett statligt organ eller en organisation;
– Bild av statliga utmärkelser;
– organisationskod enligt All-Russian Classifier of Enterprises and Organizations (OKPO);
– Dokumentformulärkod enligt All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD);
– namn på det statliga eller kommunala organet;
– Namnet på institutionen eller organisationen.
– Namnet på den strukturella enheten.
– postkontorsregister, post-, telegraf- och elektronisk adress, teletyp, telefon, faxnummer, bankkontonummer.
– namnet på dokumenttypen;
- datum för;
– index;
– länk till index och datum för det inkommande dokumentet;
– Plats för sammanställning och publicering.
– stämpel som begränsar tillgången till handlingen.
– adressat;
– godkännandestämpel;
- upplösning;
– rubriken till texten;
– kontrollmärke;
- text;
– Intyg om tillgänglighet för applikationer;
- signatur;
– godkännandestämpel;
– visum.
- täta;
– En anmärkning om bestyrkande av kopior.
– artistens efternamn, telefonnummer eller e-postadress;
– En anteckning om utförande av dokumentet och sändning av det till akten.
– markera på dataöverföring till datormedia;
– märke vid antagning.

Som redan nämnts började Internet spela en stor roll i affärslivet, där vissa etikettregler dök upp, reglerade av Internet. En av dess sektioner gäller registrering och sändning e-postmeddelanden affärsinnehåll. Vi tror att kunskap om de grundläggande reglerna för denna process kommer att vara till stor nytta för statliga och kommunala anställda.

Det bör noteras att när du kommunicerar via e-post kan du hoppa över hälsningar och hälsningar och gå rakt på sak. Men om du vill att din e-post ska vara formell, rekommenderas det att du använder följande adressformel: "God eftermiddag kära (kära) plus adressatens namn och patronym." Och först efter det ska du gå vidare till syftet med ditt överklagande.

Trots all informalitet i kommunikation via e-post är det nödvändigt att komma ihåg och följa en av de viktigaste reglerna för att komponera dem - att följa principerna om läskunnighet och logik. Bara för att e-post är en snabb kommunikationsmetod betyder det inte att det måste vara slarvigt. Se till att börja din mening med stor bokstav och använd punkter. Namn och titlar måste börja med versaler. Text skriven med alla små bokstäver utan punkter eller andra skiljetecken är svårläst. Texten, skriven enbart med versaler, uppfattas i allmänhet vid läsning som ett kontinuerligt skrik.

Du bör använda mellanslag (tomma rader) eller ellipser för att skilja en idé från en annan, eftersom de tenderar att fungera som ett stycke i ett e-postmeddelande.

Många organisationer har en enda företagsstandard för utformning av e-postmeddelanden, inklusive själva brevets struktur, regler för att kontakta kunden, signaturdetaljer (fullständigt namn, befattning, arbetstelefonnummer, e-postadress och länk till organisationens webbplats). Dessutom kan denna standard förbjuda användningen av uttryckssymboler som inte är relaterade till affärssfären.

I allmänhet kan strukturen för ett företags-e-postmeddelande representeras enligt följande:

1) "hatt" i företagsstil;
2) hälsning;
3) innehåll, syfte med överklagandet;
4) farväl;
5) personlig signatur som indikerar kontakter;
6) länk till organisationens webbplats;
7) logotyp vid behov.

När du skickar ett e-postmeddelande ska fälten "Ämne" ("Ämne"), "Till" ("Till") och "Brevets betydelse" fyllas i vid behov.

I fältet "Till" anger du mottagarens e-postadress. Ibland finns det behov av att skicka ett brev med en text till flera mottagare, då kan deras adresser anges avgränsade med kommatecken. Var noga med att fylla i fältet "Ämne", annars kan din e-post raderas som skräppost. Här bör du ange några ord som beskriver ämnet för meddelandet.

Vissa e-postprogram låter dig specificera vikten av ett meddelande. Detta är helt enkelt nödvändigt om mottagaren får ett stort antal brev varje dag. Ett meddelande märkt "Viktigt" får prioritet vid kontroll av e-post. Men du bör inte missbruka den här funktionen, eftersom den med tiden kan förlora sin huvudsakliga kvalitet.

Nätverkets regler bestämmer följande storlek på ett e-postmeddelande: det måste vara hälften så långt som det är skrivet på papper. Om du behöver skicka viktig information som innehåller en stor volym, är det bättre att skriva en kort medföljande text i ett e-postmeddelande och formatera själva informationen som en bilaga.

När du förbereder att skicka en stor bilaga som överstiger 200–500 kilobyte, se till att varna din respondent om detta. Det är bättre att inte skicka stora bilagor i e-postmeddelanden. Det finns många andra sätt att överföra stora texter, bilder eller ljud utan e-post (till exempel via ftp-servrar eller via ett webbgränssnitt).

I traditionell korrespondens måste du antingen behålla adresserade kuvert eller skriva ner dem. Att komma ihåg e-postadresserna till alla dina respondenter är också omöjligt, och det är inte nödvändigt. För att göra detta har alla e-postprogram funktionen "Adressbok", där du kan lagra dina mottagares e-post och annan kontaktinformation. När du använder den här funktionen är det mycket enklare att skicka ett e-postmeddelande än att skicka ett pappersbrev, välj bara önskat namn i adressboken och klicka på knappen "skicka e-post".

När ett e-postmeddelande kommer från en respondent som är listad i din adressbok, vet du alltid exakt vem du fick e-postmeddelandet från, eftersom den registrerade kontakten kommer att återspeglas i fältet "Från".

För att svara på ett mottaget brev klickar du bara på knappen "Svara" i ditt e-postprogram. I det här fallet visas ett formulär för ett nytt meddelande, där mottagarens adress automatiskt anges i fältet "Till" ("Till"), och ämnet för det ursprungliga brevet kommer att anges i fältet "Ämne" med notera "Re:" i början av raden. Med detta märke kommer din mottagare att förstå att du har skickat ett svar till honom på ett brev om ett specifikt ämne. På så sätt kan mottagaren enkelt komma ihåg betydelsen av korrespondensen.

När du svarar på ett affärsbrev bör du lämna all tidigare text oförändrad och skriva ditt svar överst.

Att ha en elektronisk signatur i meddelanden är en god formregel för affärskorrespondens. Det är en speciellt skapad fil (signatur) som innehåller en textsignatur.

Använd alltid en signatur – det hjälper din respondent att identifiera dig unikt. Och se till att inkludera flera möjliga sätt att kontakta dig. Vanligtvis är dessa telefonnummer, e-post, fax, ICQ.

En elektronisk signatur bör inte överstiga fem till sex rader, och antalet tecken per rad bör inte överstiga 70.

Sammanfattningsvis bör vi uppehålla oss vid några av funktionerna i nätverket när vi skickar och tar emot e-post.

Efter att ha skickat ett e-postmeddelande kvarstår en viss procentandel av tvivel om huruvida det nådde mottagaren. Därför)" nästa gång, för din egen sinnesfrids skull, skickar du redan ett brev med ett mottagningsbesked. Men enligt nätverkets regler är ett sådant märke ett tecken på respektlöshet och misstro mot svaranden. Det rekommenderas att efter att ha skickat ditt meddelande via e-post ringer du till mottagaren och klargör om ditt brev har kommit eller inte. Ganska ofta används följande formulering för bekräftelse: efter texten i huvudbrevet, före din elektroniska signatur, frasen är skriven: "Vänligen bekräfta mottagandet av brevet genom ett svarsbrev eller genom att ringa de telefonnummer som anges nedan."

Enligt nätverkets regler ska e-postmeddelanden besvaras; svarstiden ska inte överstiga två dagar. Om du behöver längre tid för att svara på ett mejl är det värt att förklara orsakerna till förseningen. Det är nödvändigt att svara på brev med skadad kodning. I det här fallet är det bättre att bifoga en bilaga med förklaringar så att din korrespondent är säker på att kunna läsa den. Du måste också svara på e-postmeddelanden som innehåller en bilaga: du måste bekräfta att bilagan anlände och öppnades normalt.

Den elektroniska dialogsessionen avslutas enligt reglerna för telefonetikett: den som startade korrespondensen först är den första som avslutar den.

En regel att tänka på är att om du inte svarar på ett mejl inom sju dagar är detta ett bevis på att du inte är villig att kommunicera. Därför, om du försöker upprätthålla en affärsrelation, måste du ringa eller skicka ett andra brev till din adressat två eller tre dagar efter att du skickat ett e-postmeddelande för att klargöra om informationen har nått honom.

Kom ihåg att du i affärsvärlden alltid ska svara på mejl, oavsett om de är papper eller elektroniska. Annars kan du betraktas som en oansvarig och lättsinnig person, vilket inte kommer att ha den bästa effekten på ditt företags rykte och karriär.

En unik del av affärskorrespondens är visitkort. Historien om användningen av visitkort är ganska djup, men vid det här laget har vissa allmänt accepterade normer för deras användning uppstått. De bygger på förståelsen att ditt visitkort är det som finns kvar hos en affärspartner eller kollega efter ett ansikte mot ansikte eller korrespondensmöte med dig. Kortet ska inte bara innehålla den information som du skulle vilja lämna om dig själv, utan också hjälpa till att upprätthålla den image du strävar efter med din partner.

Som regel är ett visitkort för en tjänsteman en rektangulär bit vit halvtjock kartong av god kvalitet, på vilken ditt efternamn, förnamn och patronym, arbetsplats, befattning och kontorstelefonnummer ska vara tydligt. och vackert tryckt. Dessutom kan visitkortet innehålla annan information som du vill kommunicera om dig själv: hem- eller mobilnummer, e-postadress osv. Ytterligare information skrivs vanligtvis ut med mindre teckensnitt i det nedre högra hörnet. Ett visitkort kan också innehålla information om dina titlar, rang eller akademiska examina (professor, generalmajor, statspristagare, folkkonstnär, doktor i historiska vetenskaper etc.), som anges under ditt namn.

Det finns inga tydliga regler angående storleken på visitkort, men vanligtvis kan herrvisitkort vara något större än kvinnors, säg 90 x 50 mm och 80 x 40 mm (i Storbritannien är visitkort för kvinnor tvärtom större än herr). Stora visitkort går gradvis ur cirkulation på grund av spridningen av speciella album för förvaring av mindre visitkort.

Det finns ett generellt krav på typsnittet på visitkort – det ska vara lätt att läsa. Namnet visas i fet stil, något större än resten av texten. Det rekommenderas inte att använda komplexa gotiska eller dekorativa typsnitt, såväl som kursiv stil, särskilt om ditt efternamn och förnamn är svåra att uttala eller kortet är på ett främmande språk.

Vanligtvis bör ett visitkort innehålla svart text på en vit bakgrund, tryckt tvärs över kortet utan kanter eller flor. På senare tid har tryckeri- och tryckeriorganisationer erbjudit ett brett urval av färgkort på plast eller till och med läder, men normerna för officiell etikett rekommenderar inte att avvika från svart och vitt. Det är att föredra att fokusera på att välja papper av utmärkt kvalitet som kan vara något tonat. Du bör dock undvika den glansiga ytan på kortet.

I Ryssland, liksom i många tvåspråkiga länder, används dubbelsidiga kort i stor utsträckning - med text på ett annat språk på baksidan. Om du håller dig till strikta protokollstandarder verkar egot inte helt korrekt, eftersom baksidan är avsedd så att några anteckningar kan göras på den. Ändå har dubbelsidiga kort rätt att existera, det viktigaste är att följa reglerna för att sammanställa dem på ett främmande språk.

Visitkort är en viktig egenskap för modern affärskommunikation. Den första introduktionen till en statlig eller kommunal anställd börjar med byte av visitkort. Men under den tid det tar att utföra ett visitkort kan vissa förändringar inträffa som kräver kirurgiskt ingrepp. Så om en anställds arbetstelefonnummer har ändrats kan du stryka över det gamla och försiktigt ange det nya numret. Att stryka över och skriva i namnet på en ny tjänst anses vara dålig praxis måste iakttas för att beställa ett nytt kort så snabbt som möjligt. Vid en adressändring, när den anställde ännu inte känner till sina nya telefonnummer, är det bättre att ange organisationens officiella adress, sekretariatets eller allmänna avdelningens telefonnummer.

Om en organisation har flera filialer, kan flera adresser anges på visitkorten för dess representanter.

Affärskorrespondens är således en integrerad del av mellanmänskliga relationer i samhället, en kommunikationsprocess där alla människor deltar genom sina handlingar, talade och skrivna ord. Kunskap om affärskorrespondens grundläggande etikettregler kommer att hjälpa statliga och kommunala anställda att utföra yrkesmässig verksamhet.

En integrerad del av många organisationers arbete är affärskorrespondens, som har många regler och funktioner. Inte bara sekreterare utan även andra anställda ska kunna skriva brev för kontakt med partners och andra anställda.

Affärskorrespondens koncept

Denna term avser utbyte av kommersiell information och affärsinformation. Det finns en viss etikett för affärskorrespondens, som till och med undervisas i specialkurser. Brevet måste upprättas enligt reglerna, eftersom det kommer att skapa och upprätthålla företagets rykte och även bilda en seriös inställning till organisationen. Ett affärsbrev är ur teknisk synpunkt ett verktyg som syftar till att förbättra kommunikationen mellan olika företag eller avdelningar.

Typer av affärskorrespondens

Det finns flera typer av dokument, och var och en av dem innehåller sina egna regler för utförande och inlämning. Grunderna i affärskorrespondens används också vid kommunikation via e-post. Experter särskiljer följande typer av affärsbrev: tackbrev, förfrågningar, krav, ursäkter, vederläggningar, gratulationer och kondoleanser. Dessutom finns det kommersiella brev, som inkluderar krav, avslag, påminnelser, garantier och så vidare.

Hur sköter man affärskorrespondens korrekt?

När du skriver ett brev är det viktigt att vara uppmärksam på alla detaljer. När du beskriver reglerna för affärskorrespondens är det värt att uppmärksamma följande aspekter:

Om du skriver ett brev där du behöver svara på specifika frågor från författaren, skulle det vara lämpligt att citera var och en av dem separat. För att göra detta, använd numrering och dela upp texten i stycken.
När du skriver ett brev måste du kort kommentera alla dokument som bifogats antingen av dig eller av din samtalspartner. Detta är viktigt så att mottagaren omedelbart förstår essensen av brevet.
Brevet ska vara undertecknat av chefen och stämplat.

Regler för att sköta affärskorrespondens

Fel när du skriver affärsbrev är oacceptabla, så det är viktigt att känna till de grundläggande reglerna för att skriva dem:

Använd inte ord vars betydelse är okänd, eller kontrollera deras tolkning med hjälp av en ordbok.
Att bedriva affärskorrespondens utesluter användningen av specifik terminologi, eftersom vissa ord kan vara okända för adressaten. Om sådana termer används, ge en förklaring.
Uttryck dina tankar i korta meningar så att huvudpoängen inte går förlorad.
Om du inte kan det ryska språket ordentligt, är det bättre att först skriva texten i en editor eller i ett dokument på din dator för att kontrollera stavningen.
Affärskorrespondens tillåter inte användning av vardagsord, litterära uttryck och så vidare. Innan du skickar ett brev, kontrollera det för fel och stavfel. Det är bättre att kolla igen efter ett tag.

Början av ett brev i affärskorrespondens

För det första finns det i brevets struktur en "rubrik", som innehåller adressatens position och fullständiga namn. Funktioner i affärskorrespondens inkluderar standardadressen "Dear", som i de flesta fall är skriven i mitten av arket. Om personen inte är bekant skrivs ordet "Mr." före efternamnet. I första stycket (ingressen) ingår brevets syfte och skäl. Efter att ha läst det bör adressaten förstå huvudinnebörden av meddelandet.

Begäran i affärskorrespondens

En av de populära typerna av affärskorrespondens är ett förfrågningsbrev. Detta kan vara en taktfull begäran eller ett diplomatiskt krav i en aktuell fråga. Affärsfärdigheter är viktiga för att skriva förfrågningar eftersom de bör motivera mottagaren att vidta de åtgärder som författaren kräver. Det finns vissa regler för att skriva ett brev:

Adressaten bör tilltalas personligen, iaktta grunderna för affärsetikett.
För att förklara för mottagaren anledningen till begäran kan du ge honom en komplimang, lyfta fram hans affärsmässiga eller personliga egenskaper och meriter.
Ange skäl för begäran och intressera adressaten av att uppfylla den. Problemet bör beskrivas så kortfattat och tydligt som möjligt.
När begäran väl har gjorts bör den modifieras och upprepas igen, med betoning på de potentiella fördelarna.

Hur påminner du dig själv i affärskorrespondens?

Ett påminnelsebrev används när du behöver påminna om fullgörande av åtagna förpliktelser, efterlevnad av lagen, när en viktig händelse närmar sig och så vidare. I de flesta fall används en muntlig påminnelse innan den. Som ett resultat av detta fungerar brevet som något slags bevis på vidtagna åtgärder. En påminnelse i affärskorrespondens inkluderar:

Information om avsändare och mottagare. Därefter anges anledningen till påminnelsen.
Länkar till lagar och förordningar relaterade till den fråga som återkallas finns.
Fraserna i affärskorrespondens bör vara tydliga, men inte hotfulla. Det skulle inte vara fel att påminna dig om att problemet kan lösas fredligt.
Brevet har inga standarder, så det kan skrivas i fri form.

Hur man korrekt ber om ursäkt i affärskorrespondens?

Ett av de svåraste breven att skriva är ett ursäktbrev, som kräver att du både ber om ursäkt och räddar ansiktet åt företaget. Dessutom syftar det till att återställa skadade relationer. Affärskorrespondens indikerar följande egenskaper i ursäkten:

Brevets struktur inkluderar uppgift om mottagaren, ämnet för meddelandet och meddelandet.
Du behöver inte ange utföraren, eftersom ledningen kommer att underteckna allt.
Ursäktsfraser i affärskorrespondens bör inte vara explicita och ämnet för brevet bör vara neutralt eller helt frånvarande.
Effekten som behöver uppnås är en uppriktig ursäkt och information om det inträffade, det vill säga en indikation på orsaken till den obehagliga situationen.

Regler för affärskorrespondens via e-post

Alla regler som nämnts tidigare är också relevanta för elektronisk korrespondens, men det finns fortfarande ett antal funktioner:

En arbetsmail bör endast användas för officiell korrespondens, eftersom alla brev sparas på servern och kan läsas av en annan person.
Affärskorrespondens för e-post kräver användning av ett läsbart teckensnitt och det är bäst att välja Arial eller Times New Roman. Storleken på bokstäverna ska vara medelstor. Texten ska inte innehålla Caps Lock, utropstecken eller specialtecken. Det är acceptabelt att markera vissa fraser i kursiv eller fet stil, men använd endast detta om det är absolut nödvändigt.
För bättre läsbarhet, använd underrubriker, men tänk på att deras antal inte bör vara stort, så max är 3-4 stycken. Ett stycke bör inte vara längre än fyra rader.
Affärsetik för e-post tillåter inte att ämnesfältet lämnas tomt. Skriv här brevets kärna, som ska vara specifik, informativ och kortfattad.
Du måste inkludera din signatur och kontaktinformation i slutet, och det bör inte ta mer än sex rader. Använd följande struktur: "Med respekt", för- och efternamn, företagsnamn, telefonnummer, e-post och webbadress.
I affärskorrespondens är det lämpligt att använda en företagsmall i din företagsstil. Tack vare detta kommer det att vara möjligt att sticka ut från andra och samtidigt följa reglerna för affärskorrespondens. Det är viktigt att inte glömma att brevet inte bara kan läsas på en datorskärm, utan också på en telefon, så mallen måste optimeras för upplösningen på olika skärmar.

Böcker om affärskorrespondens

För att bättre förstå alla krångligheterna med att skriva ett affärsbrev kan du läsa användbar litteratur. Följande verk anses vara bra:

« Konsten att skriva affärer. Lagar, knep, verktyg» S. Karepina. Författaren förklarar vad affärsstil av korrespondens är, hur man korrekt lämnar olika typer av brev och rapporter.
« Affärs e-postkorrespondens. Fem regler för framgång" Författaren beskriver former av affärskorrespondens och erbjuder verktyg för att göra kommunikationen mer effektiv. Här kan du hitta användbara tips och tricks.

Affärskommunikation kan inte föreställas utan korrespondens, eftersom ett personligt möte för att lösa samarbetsfrågor inte alltid är möjligt. Mest pressande problem affärskorrespondens

Affärskommunikation kan inte föreställas utan korrespondens, eftersom ett personligt möte för att lösa samarbetsfrågor inte alltid är möjligt. Affärskorrespondens hjälper till att lösa de mest akuta problemen på kort tid, men underlåtenhet att följa etikettreglerna eller ologisk konstruktion av ett brev kan skada partnerskap eller alienera en potentiell kund. Liksom i formella förhandlingar finns det vissa regler: formatet på brevet och kommunikationsstilen.

Allmänna regler för att sköta affärskorrespondens

1. Innan du skriver ett brev, besluta om dess egenskaper:

typ av brev (täckning, garanti, beställning, påminnelse, meddelande etc.; presentationsbrev eller inbjudan till svar);

graden av tillgänglighet för mottagaren (om du kan ange alla nödvändiga punkter i ett brev eller behöver du en andra, förtydligande);

brådskande leverans (om brevet är brådskande är det bättre att skicka det med rekommenderat brev eller e-post).

2. Skapa ett brev med befintliga mallar, baserat på dess typ, och lita också på GOST R 6.30-2003. "Enhetliga dokumentationssystem. Enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Dokumentationskrav."

3. Varje affärsbrev har följande allmänna struktur:

namnet på den sändande organisationen;
datum för skrivning;
mottagarens adress, uppgift om en specifik korrespondent;
öppningsadress;
en indikation på ämnet och syftet med brevet;
huvudtext;
slutsats (artighetsformel);
avsändarens signatur;
uppgift om ansökan och spridning av kopior (om sådana finns).

4. När du förbereder ett affärsbrev, använd textredigeraren Microsoft Word:

använd Times New Roman typsnitt, teckenstorlek 12-14 punkter, radavstånd – 1-2 punkter;

Placera sidnumren på bokstaven längst ner till höger;

när du skriver ut text i A4-format, använd 1,5–2 radavstånd, A5-format eller mindre - ett radavstånd. Detaljer skrivs alltid med ett radavstånd.

5. Om du talar på uppdrag av en organisation och tänker skicka ett tryckt brev, se till att använda företagets brevpapper, eftersom dess närvaro kommer att vara ditt företags telefonkort. Var särskilt försiktig när du förbereder ett officiellt formulär. Denna färdighet bör vara obligatorisk för alla kontorsanställda.

6. För internationell korrespondens måste brevet vara skrivet på adressatens språk eller på engelska(som det vanligaste i affärsrelationer).

7. Håll en korrekt, affärsmässig ton. Börja brevet med en adress som, beroende på graden av din närhet till korrespondenten, kan börja med antingen orden "Kära + Fullständigt Namn" eller "Kära + Fullständigt Namn." Kom ihåg att orden i adressen eller i adressatens angivelse får inte i något fall förkortas (till exempel "respekteras" som "uv." eller "till avdelningschefen" som "avdelningschef") - detta är reglerna för affärsetikett. Avsluta alltid ditt brev med ett tack för ditt samarbete. Före signaturen ska det finnas frasen "Med respekt, ..." eller "Vänliga hälsningar, ...". Att tilltala "dig" i officiell korrespondens är oacceptabelt, även om du upprätthåller vänskapliga relationer med korrespondenten.

8. Välj ditt ordförråd noggrant, undvik felaktigheter och tvetydiga fraser och överdriven användning av professionalism. Brevet måste vara begripligt.

9. Dela upp brevets innehåll i meningsfulla stycken så att det inte är krångligt och svårt för mottagaren att förstå. Följ regeln: de första och sista styckena får inte innehålla mer än fyra utskrivna rader, och resten - inte mer än åtta.

10. Svara på företagsmail enligt vedertagen etikett: för en skriftlig begäran - inom 10 dagar efter mottagandet; för brev skickade via fax eller e-post - inom 48 timmar, exklusive helger.

Affärskorrespondens inom organisationen

Affärskorrespondens mellan företagets anställda är mer förenklad jämfört med korrespondens som skickas till tredje part.

vara kortfattad;
vara av affärsmässig karaktär;
brevet måste ange datum;
I slutet av brevet finns en artighetsformel och en signatur.

Ett exempel på affärskorrespondens inom organisationen kan vara ett gratulationsbrev på uppdrag av chefen eller teamet, adresserat till dagens hjälte eller en anställd som har fått en befordran.

När man diskuterar projekt skriftligt används vanligtvis endast ett fåtal obligatoriska delar av ett affärsbrev - en angivelse av ämnet, ett överklagande, ett kort uttalande om kärnan i frågan och en artighetsformel med en tryckt signatur.

Kom ihåg att brevets form och den nödvändiga mallen måste väljas baserat på nivån på affärskorrespondens och vilken typ av information du vill lämna till adressaten.

Vilka typer av affärskorrespondens urskiljs?
Vilka regler för affärskorrespondens är viktiga att följa?
Vilka egenskaper har elektronisk affärskorrespondens?

Underhålla affärskorrespondens enligt reglerna - en av de viktiga komponenterna för framgång i en karriär och i affärer. Okunskap om dessa regler, eller deras felaktiga tillämpning i praktiken, kan leda till förlust av partners och kunder. Dessutom är korrekt och kompetent affärskorrespondens en viktig komponent i en affärsimage.

Vilka är de olika typerna av affärskorrespondens?

Affärskorrespondens - med partners, kunder, kollegor, organisationer - är en av de viktigaste aktiviteterna för alla företag. Chefer och anställda av olika rang tar emot och skickar brev, kommersiella erbjudanden etc. Beroende på form, innehåll och inriktning delas eventuell korrespondens in i följande typer:

officiell;
personlig;
inre;
extern.

För var och en av dem finns separata utarbetnings- och inlämningskrav. De vanligaste typerna av formella affärsbrev är:

tacksägelse;
kommersiell;
brev, krav och förfrågningar;
vederläggningar;
grattis;
kondoleanser, dödsannonser.

Med tanke på att idag mest affärskorrespondens utförs elektroniskt finns det färdiga mallar och formulär för alla typer.

Konsten att skriva affärer

Varje text är en mekanism för att påverka adressaten. Om det inte fungerar betyder det att du har brutit mot monteringsreglerna: du tog fel delar och ordnade dem fel. För att få det du vill ha från mottagaren måste du välja rätt fakta, presentera dem korrekt och göra det "med rätt ansikte" - en som får mottagaren av brevet att vilja acceptera ditt erbjudande. Hur man gör det?

Data. Det händer att rationella argument som kan övertyga adressaten går förlorade i den kaotiska presentationen av olika, ibland främmande, tankar. Men när strukturen väl är byggd blir bokstaven tydlig och övertygande, även om ingenting i den har ändrats i betydelse. Huvudidén (ofta motivationen till handling) placeras i början, den följer direkt efter hälsningen. Följande är en lista med argument (var och en markerad med en röd linje och i kursiv stil) med färgglada illustrationer (förklaringar). I slutet upprepas uppmaningen. En signatur följer. En enkel redigering förvandlar även det ynkliga och inte särskilt tydliga budskapet "till byn till farfar" från Tjechovs berättelse "Vanka" till ett välmotiverat, frestande erbjudande till farfar.

Avsändarbild. Svaret beror på hur avsändaren av brevet ser ut. I ett brev kan du vara tjänsteman, eller så kan du vara en person. Ibland är det första fördelaktigt, och ibland det andra. Till exempel, om du berömmer adressaten är det bättre att använda en personlig stil (skriv för din egen räkning, kommunicera din inställning till fakta, tala som jämlikar). Tack vare detta kommer mottagaren inte bara att veta att han är fantastisk, utan också att du har en bra uppfattning om honom. Tvärtom, det är bättre att skälla i formella fraser och ange nakna fakta. Detta råd, i en något överdriven presentation, ser ut så här: istället för "Du är en dåre", måste du skriva "inga tecken på intelligens hittades hos läsaren."

I modern korrespondens går vi ofta rakt på sak och utelämnar "väderprat" mellan hälsningen och huvudfrasen. Det verkar som om en valfri kort mening inte bär mycket semantisk belastning. Men det är meddelandet som först dyker upp framför läsarens ögon, därför sätter det tonen i brevet och bestämmer med vilka ögon mottagaren ska titta på resten av texten. Här är några exempel på var du kan börja ditt budskap till underordnade och partners som strävar efter olika mål.

För att ge dig själv vikt: "Med tanke på att projekt A är under personlig kontroll av den regionala guvernören, påminner vi dig."

För att etablera varma relationer med ett obekant företag: "Efter att ha lärt oss att ditt företag, precis som vi, är sponsor för KVN of Siberia-tävlingen, bestämde vi oss för att erbjuda det till dig först."

För att få hjälp: ”Olya, du pratade så bra och, viktigast av allt, professionellt på konferensen! Jag tror att du som expert kan hjälpa mig.”

För att mobilisera underordnade: ”Grattis – det är redan fredag. Allt som återstår är att lämna budgetförslag – och du kan vila.”

5 hemska första fraser som kommer att döda ditt skrivande

Det amerikanska företaget HubSpot fick reda på vilka första meningar som inte inspirerar läsaren, utan tvärtom tvingar dem att radera brevet. Ta reda på vad dessa fraser är och använd dem aldrig i början av en konversation.

Allmänna regler för affärskorrespondens

Ditt företags rykte beror indirekt på hur affärsbrevet är utformat och skrivet. Vi kan säga att för att bilda en framgångsrik bild av företaget och bygga upp dess rykte är det nödvändigt för anställda att följa reglerna för affärskorrespondens för både extern och intern kommunikation.

Brevform. Det skulle vara korrekt att använda formulär utformade i företagsstil, som innehåller detaljerna. Stildesign betyder närvaron av en logotyp, användningen av ett speciellt typsnitt, angivande av all kontaktinformation och organisationens fullständiga namn.

Sidlayout. Vid formatering av ett affärskorrespondensbrev används marginaler (vänstermarginal - 2 cm, högermarginal - 1 cm, övre och nedre marginaler - 2 cm vardera). Om brevet innehåller flera ark måste de numreras (läggs ner längst upp på arket i mitten).

Stil. Affärsbrev skrivs i en officiell affärsstil, vilket innebär en kort beskrivning av brevets essens, precision i formuleringen och användningen av klichéer och standardfraser. Dessutom finns det i affärskorrespondens en regel: ett problem - ett brev.

Textstruktur. Ett standardbrev för affärskorrespondens innehåller tre delar:

Tilltala adressaten.
Inledning (brevets mål).
Huvudsak.
Sammanfattning.

Regler för affärskorrespondens på engelska

Formulering av affärskorrespondens på engelska utförs i enlighet med de allmänna kraven:

Texten är uppdelad i stycken utan att använda en röd linje.
När du formaterar ett brev måste det övre vänstra hörnet innehålla avsändarens personliga information (fullständigt namn, eller organisationens namn och dess adress).
Nedan står namnet på motståndaren, eller namnet på mottagarens företag med adressen (på en ny rad).
Datumet för sammanställningen av brevet anges tre rader nedan, eller överst i högra hörnet.
Huvuddelen av brevet placeras i mitten av arket.
Det är bättre att börja huvudidén genom att ange orsaken till begäran: "Jag skriver..."
Ett standardbrev ska avslutas med uttrycket: "Med vänliga hälsningar" om namnet på adressaten är känt; "Med vänlig hälsning" - om inte.
Hoppa över fyra rader efter tacket och inkludera ditt namn och befattning.
Signaturen placeras mellan namnet och hälsningen ovan.

"Språk" för affärskorrespondens

Det finns särskilda krav på affärskorrespondens. För det första bör brev inte innehålla känslomässiga övertoner. De ska vara så återhållsamma, koncisa och precisa som möjligt. Den logiska och konsekventa konstruktionen av texten ersätter helt emotionaliteten. Interjektioner, diminutiv, förkortningar som inte finns på listan över allmänt accepterade - allt detta bör undvikas i affärskorrespondens.

En av de viktiga förutsättningarna för att skriva ett brev är semantisk noggrannhet, som representerar dess praktiska värde.

Nästa viktiga kriterium är den logiska presentationen av texten. Ord bör inte bli föremål för dubbeltolkning - detta kan ändra innebörden av innehållet i brevet och ge det en oönskad ton.

Huvudsyftet med alla affärsdokument är att övertygande förmåga att uttrycka en viss synpunkt. Huvudreglerna för att skriva och utarbeta ett dokument, PM eller brev är läskunnighet, argumentation, korrekt överklagande, tillförlitlighet av information och tillräcklig mängd bevis.

Nedan följer några regler för att skriva affärsbrev:

Användning av pronomen. Affärskorrespondens bör undvika att spegla personliga känslor och uppfattningar. Affärsinformation överförs traditionellt med standardformulär. Som regel, under sådan korrespondens, uttrycks hela företagets intressen, och inte för en individ, därför kommer adressen från plural. Och även om detta involverar användningen av pronomenet "vi", bör du undvika att använda det genom att använda lämpliga verbformer.

Säkerhetsformulär. I affärskorrespondens bör du använda den passiva rösten. Sådana överklaganden har ett mjukare utseende. Till exempel, om du ordnar om frasen: "Du slutförde inte reparationsarbetet i tid" med orden "Reparationsarbetet enligt kontraktet slutfördes inte", så kommer du att kunna ange själva faktumet att du inte slutföra arbetet utan att göra direkta anklagelser. Det vill säga faktumet om överträdelsen anges, men de specifika gärningsmännen anges inte, vilket gör tonen i brevet mjukare.

Den aktiva rösten används när man i en bokstav definierar ett objekt som fungerar som initiativtagare till vissa handlingar. Till exempel, "juridiska avdelningen ger förtydliganden...". Det bör noteras att sådana meningar använder presens.

Användningen av den passiva rösten avgör också bokstavens karaktär. Sådana formulär låter dig sätta fokus på en specifik händelse, och inte på utförarna av åtgärden (förslag skickat, rapport mottagen). Den passiva rösten används också om föremålet är uppenbart (datumet för mötet har bestämts).

Verb form. Om det finns ett behov av att fokusera uppmärksamheten på en ständigt upprepad åtgärd, används verb i en ofullständig form för att beskriva dem (specialister bryter regelbundet mot deadlines). Om det är nödvändigt att markera processens fullständighet används den perfekta formen av verb (patrullmännen har börjat sin plikt).

Introduktion av accenter. Trots att den mesta affärskorrespondensen är neutral i tonen krävs i vissa fall ytterligare fokus på vissa punkter. För att göra detta används inledande fraser för att mjuka upp frasen. (Om du skriver om frasen "vi ber dig att skicka den dokumentation som finns i din ägo" med orden vi ber dig skicka den dokumentation som uppenbarligen finns i din ägo, så minskar graden av spänning i den avsevärt , och det är mer lämpligt för kraven på taktfullhet i affärskorrespondens).

När du skriver affärsbrev bör du också vara uppmärksam på att behandla din motståndare med respekt. Så om frasen "vi är inte intresserade av ditt erbjudande" ersätts med "tyvärr, för närvarande är vi inte intresserade av ditt erbjudande", är det befriat från onödig stelhet, vilket inte är lämpligt i affärskorrespondens.

Inledande strukturer är också en viktig komponent i ett affärsbrev, eftersom de gör det mindre torrt. I enlighet med normerna för affärsetikett skulle frasen "vänligen, om möjligt, lämna dina expertkommentarer om kvaliteten på våra material" vara lämplig. Inledande konstruktioner är ett bra verktyg för att minska kategoriskheten, visa respekt och uppmärksamhet, samt uttrycka en vänlig ton. Deras användning låter dig uttrycka en tanke utan att skada din motståndares stolthet.

Affärskorrespondensetikett: 5 tips om hur du gör ett gott intryck på långt håll

1. Svarstiden på brevet visar ditt intresse för kommunikation och samarbete. Du måste svara på affärse-postmeddelanden inom kortast möjliga tid: minuter, timmar, max per dag. Om det finns sakliga skäl till förseningen, skicka ett brev och skriv att du har fått meddelandet och kommer att svara inom kort. För att prioritera korrekt bör du vara uppmärksam på motsvarande anteckningar i din motståndares brev - "viktighet", "ämne" och så vidare. Förekomsten av sådana märken indikerar hur viktigt ditt svar är.

En försening av svar innebär en hög sannolikhet att förlora en kund. Om möjligt, svara omedelbart. Lämna bara "till senare" brev som det tar tid att svara på. VD-skolan hjälper dig att lära dig att förutsäga människors beteende och förhandla väl.

2. Personligt överklagande. Personlig adress är att föredra, eftersom den visar respekt för adressaten.

Användningen av personlig adress är en av de obligatoriska reglerna för affärskorrespondens. Personligt fokus är en demonstration av respekt för individualitet och välvilja. På detta sätt kommer du dessutom att få ditt brev att sticka ut från den grå massan av mallsvar.

3. Att uttrycka tacksamhetsord (för överklagandet). Tacksamhet uttryckt i ett brev är ett slags uttryck för tacksamhet för valet av en motståndare eller kund till förmån för ditt företag. Ett skriftligt svar som börjar med "Tack för ditt brev" visar för din motståndare att han är värdefull för dig. Den här tonen i ett affärsbrev är korrekt, eftersom den speglar en konstruktiv position. Till exempel:

God eftermiddag

Vänliga hälsningar,

Anatoly Seosyan.

Misslyckat svar

Lyckat svar

Hej Anatoly! För att utfärda en faktura krävs dina företagsuppgifter. Skicka dem som svar på detta brev.

Hej Anatoly! Först och främst vill vi tacka dig för att du valde vårt center. Vi vill också uttrycka vårt förtroende för att du kommer att vara nöjd med ditt samarbete med oss. För att utfärda en faktura behöver vi dina företagsuppgifter. Skicka dem som svar på detta brev.

Ett uttryck för tacksamhet för förtroendet för ditt företag görs i början av brevet med hjälp av följande konstruktioner:

Tack för ditt intresse…;
Tack för ditt brev...;
Tack för att du kontaktar oss...;
Tack för att du valde vårt företag...;
Vi uppskattar ditt intresse...

4. Positivt slut. Slutliga konstruktioner kommer garanterat att komma till motståndarens uppmärksamhet efter att ha läst brevet. Därför är det tillrådligt att konsolidera den positiva stämningen av affärskorrespondens i denna form och skapa en positiv stämning och önskan för korrespondenspartnern att fortsätta kommunikationen. T.ex;

det sista som finns kvar i mottagarens uppmärksamhet när du läser ditt brev. Säkra den känslomässiga och positiva atmosfären i affärskommunikation i de sista fraserna. Skapa ett gott humör för mottagaren – så att denne vill kommunicera med dig igen. Till exempel:

God eftermiddag

Jag intervjuades för inskrivning till avancerade utbildningar på ditt center. Studieavgiften betalas från mitt företagskonto. Skicka mig lämplig faktura för betalning.

Vänliga hälsningar,

Anatoly Seosyan.

Dåligt alternativ

Bra alternativ

Hej Anatoly! Först och främst vill vi tacka dig för att du valde vårt center. Vi vill också uttrycka vårt förtroende att du kommer att vara nöjd med ditt samarbete med oss. För att utfärda en faktura krävs dina företagsuppgifter. Skicka dem som svar på detta brev.

När du avslutar ett brev, skapa alltid en positiv stämning hos din motståndare för att fortsätta kommunikationen. För dessa ändamål kan du använda följande strukturer:

Vi är glada över att samarbeta;
redo att svara på dina frågor;
Om du har några frågor, vänligen kontakta oss;
Vi hoppas på ett ömsesidigt fördelaktigt samarbete;
Vi hjälper dig gärna;
Vänliga hälsningar.

5. Signatur och kontaktspärr. En anställd som bedriver affärskorrespondens måste ha en uppfattning om vem som är närvarande "på andra sidan monitorn." Med andra ord behövs information om motståndarens namn, position och kontaktinformation:

Förnamn (efternamn) – ge möjlighet till personlig adress;
Position – ger opponenten en förståelse för kompetensnivån
Koordinater – bidrar till uppkomsten av ytterligare kommunikationskanaler.

God eftermiddag

Jag intervjuades för inskrivning till avancerade utbildningar på ditt center. Studieavgiften betalas från mitt företagskonto. Skicka mig lämplig faktura för betalning.

Vänliga hälsningar,

Anatoly Seosyan.

Dåligt alternativ

Bra alternativ

Hej, Anatoly! Först och främst vill vi tacka dig för att du valde vårt center. Vi vill också uttrycka vårt förtroende för att du kommer att vara nöjd med ditt samarbete med oss. För att utfärda en faktura krävs dina företagsuppgifter. Skicka dem som svar på detta brev. Vi svarar alltid gärna på alla frågor du kan ha angående utbildning på vårt center.

Vänliga hälsningar,

Anton Antonov

Specialist på Centrum för avancerade studier

Tel. XXXXXXX

Mobil Tel.ХХХХХХ

För att optimera arbetet med affärskorrespondens är det bättre att lägga till ett block med kontaktinformation till standardinställningarna. Detta block bör finnas i brev till partners, kollegor och kunder som en symbol för en professionell inställning till ärendet.

Regler för elektronisk affärskorrespondens

Grigory Sizonenko, generaldirektör för CJSC Information Implementation Company, Moskva

1. Använd knappen "Svara alla". Om flera personer är inblandade i korrespondensen behöver alla svara, inte bara avsändaren av det sista meddelandet.

2. Ange alltid ämnet för brevet. I de flesta fall ser mottagaren bara rubriken på det nya meddelandet. Senare hjälper informationen i fältet Ämne dig att hitta och sortera meddelanden. Du kan använda taggord i rubriken - till exempel "VIKTIGT!" - men bara om de verkligen motsvarar innehållet i brevet (det är dock bekvämare att bara klicka på "Viktigt"-knappen, som finns tillgänglig i alla populära e-postprogram, och taggen visas bredvid fältet "Ämne"). Utveckla en enhetlig formuleringsstil och håll dig till den hela tiden. Tänk på att många idag använder automatiska filter för att sortera korrespondens. Därför måste titeln väljas så att en maskin kan "läsa" den.

3. Brevet ska vara kort och strukturerat. Sträva efter maximal transparens av betydelse och klarhet i presentationen, separera väsentliga och mindre detaljer. Det ligger i ditt intresse att efter att ha läst ett affärsbrev en gång kan du enkelt förstå både kärnan i problemet och historien om frågan, meningen med meningarna och arten av de åtgärder som förväntas av mottagaren. Det är bättre att skicka ytterligare material (dokument, tabeller, fotografier) som bilagor för att inte blåsa upp texten i meddelandet; I detta fall måste brevet ange vilken typ av filer du skickar.

4. Var artig. I alla brev bör det finnas en plats för en hälsning, adress och signatur (du kan aktivera dess automatiska tillägg till alla dina meddelanden). Du måste också placera semantiska och känslomässiga accenter - undvik telegrafisk stil. Även om korrespondensen rör en brådskande fråga eller konflikt, håll en respektfull ton. När allt kommer omkring, i affärer är det viktigt att inte förolämpa, utan att hitta en lösning. Återhållsamhet och artighet är bra medhjälpare i detta.

5. Brev måste besvaras! Och snabbt. Att inte förstå denna elementära sanning medför många missförstånd. Avsändaren ska veta att brevet är läst och efter ett tag kan du förvänta dig ett meningsfullt svar. Samtidigt bör du inte förlita dig helt på autosvar och automatiska meddelanden - skriv en egen kort fras. Tvärtom, vissa brev behöver inte besvaras. För det första, för de där din adress finns i "Cc"-fältet: avsändaren vill att du ska vara medveten om hans korrespondens med en annan person. För det andra, för de där din adress inte alls är närvarande: detta betyder att författaren till brevet lade till dina koordinater i fältet "Blind karbonkopia" - det vill säga han avser att bekanta dig med korrespondensen i hemlighet från den direkta adressaten av meddelandet.

6. Ta inte bort texten i brevet du svarar på. Det är möjligt att ditt svar läses om efter ett tag – kanske till och med efter flera år. Många företag har redan e-postarkiveringssystem på plats. Förresten, i länder där ett e-postmeddelande från en företagstjänsteman erkänns som ett juridiskt betydelsefullt dokument, är långtidslagring av korrespondens ett lagkrav. Vi har inte detta ännu, men övning är före skrivna regler. Titta på varje bokstav du skriver genom mottagarens ögon. Detta är grundregeln för affärskorrespondens. Om du följer den kommer mottagarna att börja markera dina meddelanden från flödet.

7. Skriv rätt. Enstaka misstag som görs i ett brev är stötande för adressaten, eftersom de uppfattas som ett tecken på brådska eller vårdslöshet. Och flera fel indikerar en låg kulturell nivå hos avsändaren, och även - eftersom vi talar om affärskorrespondens - presenterar företaget där avsändaren arbetar i ett ogynnsamt ljus.

Ny kurs på "General Director School"

Det finns ingenstans i näringslivet utan affärskorrespondens, oavsett om du skriver på uppdrag av ett företag, eller på uppdrag av dig själv som privat företagare. Eller snarare, hur du följer dess regler. Dina potentiella affärspartners eller kunder kommer till stor del att bedöma dig efter hur du kommunicerar med dem. Ett affärsbrev är, kan man säga, en affärsmans "ansikte". Och för att inte tappa det är det viktigt att känna till de gyllene reglerna för kommunikation i detta format.

Regler för affärskorrespondens via e-post

Eftersom e-post nu används mycket oftare än vanlig post, bestämde vi oss för att uppmärksamma hur man korrekt sköter affärskorrespondens online. Här är några rekommendationer som, om de följs, kommer att förhindra att du tappar ansiktet framför din samtalspartner.

Brevlådans namn

Det första som fångar oss när vi öppnar ett nytt meddelande är adressen från vilken det skickades. Många människor underskattar vikten av denna punkt och skickar affärsbrev från personliga e-postkonton. Det är inget fel med detta så länge e-postadressen bara innehåller ditt namn i ett läsbart format. Men om det finns olika smeknamn som "kissa1988" eller "pupsik-26", är det helt enkelt oacceptabelt att skicka ett meddelande från en sådan brevlåda. Föreställ dig vilka känslor en person kommer att ha när han får ett affärsförslag från en "babe" eller "söting".

Dessutom är postadresser som börjar med info@, inbox@ och liknande inte välkomna i affärskorrespondens. De tas helt enkelt inte på allvar, och det finns en god chans att e-postmeddelandet inte ens öppnas. Det bästa alternativet är att föra affärskorrespondens från en brevlåda [e-postskyddad], där namn är ditt för- och efternamn, är företaget namnet på företaget.

Mottagare

I e-postkorrespondens är det möjligt att skicka ett brev till en direktmottagare och kopiera andra mottagare. Mottagare i kopian av meddelandet förväntas inte svara på det. De är som inbjudna observatörer. Bestäm därför i förväg vilka exakt du vill få svar från och ordna mottagarna rätt innan du skickar. Men om möjligt bör du inte lista flera personer som direkta mottagare av din e-post. En situation kan inträffa att ingen av dem kommer att svara dig om alla mentalt bestämmer sig för att "flytta" detta ansvar till en annan adressat.

Om du själv befinner dig i en kopia av ett affärsbrev, väntar, som du redan förstår, inte avsändaren på ditt svar. Men om det finns ett behov av att svara specifikt till dig kan du göra detta, men det skulle vara artigt att be om ursäkt i början av meddelandet för att du "stör".

Formatera ett brev

Officiell affärsstil. I affärskorrespondens används naturligtvis den formella stilen. Den saknar adjektiv, onödiga kvalifikationer och detaljer. Endast detaljer, klarhet och logik. Efter att ha skrivit ett affärsmeddelande är det användbart att läsa det igen och ta bort alla fraser som inte har någon speciell innebörd och inte ändrar kärnan i det som sägs. Först när du är säker på att alla sådana ord och fraser har tagits bort, kan du säga att denna regel att skriva ett affärsbrev har följts.

Läskunnighet. Att säga att det är viktigt att skriva ett meddelande korrekt och utan fel är detsamma som att säga "en snögubbe måste vara gjord av snö." Denna regel kan dock inte ignoreras. Läskunnighet är grunden för all korrespondens. En person som skriver ett affärsbrev med stavfel kommer sannolikt inte att tas på allvar av någon.

Bokstavsämne. Det är ett måste att skriva det. Försök att göra det kort men koncist, så att mottagaren omedelbart kan förstå vid en blick vad brevet kommer att handla om. Ämnet bör inte bestå av ett ord. "Information", "Fråga" etc. – felaktiga ämnen för affärsbrev. "Förslag från Företag X" är rätt ämne. Om informationen i ditt brev är särskilt viktig kan du markera den med en speciell flagga "viktighet", som finns tillgänglig i nästan alla e-posttjänster.

Font. Texten i meddelandet måste först och främst vara läsbar. Använd därför teckensnittet Arial eller Times New Roman, välj en medelstorlek (till exempel i mail.ru är den optimala teckenstorleken 3). Experimentera inte med typsnitt eller färger. Detta är olämpligt i affärskorrespondens. Använd inte Caps Lock, utropstecken eller några specialtecken (inklusive uttryckssymboler). Det enda som är tillåtet är att markera några fraser i kursiv stil eller fetstil. Men försök att bara använda detta när det är absolut nödvändigt.

För att underlätta läsning och bättre kommunikation av idéer kan du använda underrubriker i hela brevets text. Men det ska inte vara för många av dem - inte fler än 3-4.

Ett stycke bör inte vara längre än 4 rader. När vi läser väldigt långa stycken suddas texten ut och huvudidén kan gå förlorad.

Eventuella uppräkningar och listor ska göras med hjälp av speciella markörer.

Företagsmall. Det skulle vara bra om du utvecklade en e-postmall med varumärke i din företagsstil. Och du skickar alla affärsmeddelanden endast med den här mallen. Detta gör att du kan sticka ut från resten och behålla den formalitet som krävs av ett affärsmeddelande. Du bör dock inte överdriva det med "branding" - överdriven kreativitet kommer bara att skada. Ändå pratar vi om affärskommunikation, inte underhållning. Glöm inte heller att mottagare kan läsa dina meddelanden inte bara på en dator utan även på mobila enheter. Därför måste mallen optimeras för olika skärmupplösningar.

Ett brev ska bara innehålla en nyhet. Och följaktligen bör endast en målåtgärd förväntas från mottagaren. Det anses felaktigt att placera flera frågor, förslag eller önskemål till mottagaren i ett meddelande samtidigt.

Det bör delas upp i följande delar:
- Introduktion;
- huvudsak;
- slutsats.

Ange i inledningen kort syftet med meddelandet och skälen till att du skriver det. Huvuddelen är själva kärnan i brevet. Sammanfattningsvis måste du sammanfatta ovanstående - det kan vara slutsatser, förfrågningar, instruktioner, förslag och så vidare. Det är högst oönskat att använda "efterskrift" i affärskorrespondens. Undvik också aforismer, metaforer, ordspråk och så vidare.

Om du behöver skicka in en grafisk bild i ett brev, infoga den inte i själva meddelandets text, utan bifoga den som en separat fil. Bilder kanske inte visas korrekt på olika enheter eller kan vara helt inaktiverade i mottagarens gränssnitt för e-postprogram. I texten, vid behov, ange helt enkelt "informationen finns i den bifogade filen." Om det finns flera sådana filer, se till att skriva deras namn.

Om du använder förkortningar och förkortningar av ord måste du vara 100% säker på att mottagaren förstår vad som menas med dem. I allmänhet är det bättre att spela säkert och inte använda sådana saker.

Brist på känslor. Affärsbrev bör inte innehålla några känslomässiga övertoner. Alls. Även om du skriver ett klagomål och du verkligen vill visa fullheten av din indignation, eller tvärtom, tackar du uppriktigt din partner för en lyckad transaktion. Budskapet bör vara återhållsamt och till och med något kallblodigt. Varje person värdesätter sin individualitet, men affärskorrespondens är inte det bästa sättet att visa det. Ett officiellt brev från en glad eller ledsen person, en vaktmästare eller en VD borde vara detsamma.

Användning av ordförråd. För att länka meningar i affärskorrespondens används följande stabila uttryck:

av den anledningen;
på vilken grund;
i kraft av (något);
i enlighet med;
baserad;
uppmärksamma;
med tanke på;
vad som serverades.

Och så vidare. Även i affärsbrev är det tillåtet att använda förkortningar och förkortningar som är allmänt accepterade i den bransch där meddelandet skrivs. Om du tvivlar på om adressaten kommer att förstå en specifik förkortning, är det bättre att skriva frasen i sin helhet.

Hälsningar. Använd aldrig klichén "God eftermiddag". Detta kan man säga är dålig form inte bara för affärskorrespondens, utan också för e-postmeddelanden i allmänhet. Den optimala hälsningen är "Hej, förnamn/mellannamn." Förresten, det är bra att tilltala mottagaren av meddelandet med namn inte bara i hälsningen, utan även längre fram i texten. Om du skriver till en person du inte känner personligen måste du redan i början ange var du fick mottagarens adress ifrån.

Brevstorlek. Detta är inte ett konstverk och inte dina personliga tankar "om ämnet." Budskapet bör vara så kort som möjligt för att förmedla all information i det. Det är optimalt om brevets text passar in i en "skärm". Att läsa långa bokstäver är tröttsamt, och många tycker att det är irriterande.

Svar på brev. När du svarar på ett meddelande du får klickar du alltid på knappen Svara, inte på knappen Skriv. Med det första alternativet kommer hela din korrespondenshistorik automatiskt att inkluderas i ditt svar. Detta är korrekt, eftersom en person kanske inte omedelbart kommer ihåg vem du är och vad du vill ha av honom om han inte ser bakgrundsberättelsen. Särskilt om det har gått mer än fem dagar sedan den senaste korrespondensen. Citera gärna din samtalspartner när du svarar på hans meddelande. Detta kommer att ge honom en chans att komma ihåg vad du pratade om tidigare.

Tacka alltid den andra personen där det är lämpligt. Till exempel kan du skriva "Vladimir, tack för ditt brev" eller "Irina Alekseevna, tack för ett så snabbt svar." Sådana nyanser kommer att visa din respekt för samtalspartnern och mjuka upp stämningen i elektronisk kommunikation.

Om samtalspartnern skickade ett meddelande till dig där han uttryckte sitt missnöje eller till och med var öppet oförskämd mot dig, försök att inte svara honom på samma sätt, oavsett hur mycket du skulle vilja det. Situationerna varierar, men svara alltid artigt och återhållsamt.

Naturligtvis, ju tidigare du svarar, desto bättre. Det är bra om du kan svara inom några timmar. Denna period är optimal. Men låt oss säga att vi får svar inom några dagar. Psykologer säger att en bekväm tid för en person att vänta på ett svar på ett e-postmeddelande är 48 timmar, det vill säga två dagar. Om du måste vänta längre kan detta redan uppfattas som respektlöshet eller okunskap. Om frågan som tas upp i meddelandet kräver mer tid från dig att svara, var noga med att skriva att du har tagit emot brevet, accepterat det för övervägande och kommer att svara så snart du kan. På så sätt kommer åtminstone avsändaren inte att känna sig ignorerad.

Brevets slutsats. Du ska inte skriva fraser som kan uppfattas som ett försök till manipulation: "Jag hoppas verkligen på ett lönsamt samarbete", "Tack på förhand för ditt svar" och så vidare. Det är bättre att säga adjö i e-postkorrespondens med fraserna "Med respekt", "Mina uppriktiga önskningar" och liknande. Ja, sådana fraser är klyschiga, men de är perfekta för affärskommunikation. I signaturen skriver du ditt förnamn, efternamn, befattning och företagsnamn. Lämna även kontaktuppgifter där du kan kontaktas, förutom mail.

Utskickstid. E-postmeddelanden betyder naturligtvis inte att de ska läsas direkt efter mottagandet. Men inom affärsetik för e-post anses det vara olämpligt att skicka e-postmeddelanden på helger, helgdagar, sent på kvällen eller på natten. Försök att hålla dig till normala arbetstider.

Och naturligtvis, innan du klickar på "skicka"-knappen, kontrollera noggrant stavningen av mottagarens namn och e-postadress. Läs hela texten i meddelandet igen och kontrollera om det finns stavfel eller felaktiga fraser.