Листівка з днем діловода МВС. День діловода – як він проходить
- День діловодної служби МВС РФ. Святкування цього дня спочатку встановили 7 січня (наказ №301 від 19.05.1997). Дату, призначену за старим стилем, змінили 2003 року.
Наказом № 5 від 05.01.2003 з МВС РФ Днем діловодної служби Міністерства внутрішніх справ Російської Федерації було оголошено 20 січня.
Свято встановлено на честь Канцелярії МВС. У різних архівних записах вказуються різні роки утворення Канцелярії: 1802, 1803, 1804, але незмінним залишається день - 7 січня.
Діловодна служба МВС ровесниця Міністерства, створеного 1802 року у період формування у країні нових органів централізованого управління - факт, який говорить про першорядну роль діловодної діяльності у державних справах.
Правила діловодства було складено вже на початковому етапі функціонування МВС. В.П. Кочубей, призначений міністром внутрішніх справ, вивчив роботу установ, виявив низку недоліків, змінив порядок діловодства для їх усунення.
Очолив Канцелярію М.М. Сперанський, у нього у підпорядкуванні служили 45 осіб. Основний функціонал Канцелярії – захист державної таємниці, документаційний супровід діяльності Міністерства.
Процедура діловодства – вирішення будь-якого питання та закріплення отриманого результату у документі виникла, ймовірно, одночасно з писемністю.
Створення документів, облік, рух, зберігання – необхідна діяльність управлінського апарату. Усна мова, слова, досягнуті домовленості та рішення, не зафіксовані на папері, часто забуваються, спотворюються, піддаються сумніву, не виконуються.
Працівники діловодної служби понад 200 років сумлінно займаються документаційним забезпеченням управління Міністерства, є надійним гарантом захисту секретних документів, чітко обробляють кореспонденцію, що надходить, приймають письмові та усні звернення громадян, відстежують своєчасне вирішення ситуацій щодо них.
Ефективність праці людей працюючих з документами МВС залежить від особистої компетентності та професіоналізму кожного співробітника та впливає на організацію роботи всього міністерства.
Визнання значущості трудівництва діловодів - проведення щорічного огляду-конкурсу «Найкращий співробітник діловодної служби Міністерства внутрішніх справ Російської Федерації». Переможці мають можливість отримати достроково чергове звання.
Побажаємо кожному співробітнику цієї складної копіткої служби бути найкращими, найкомпетентнішими та найщасливішими, отримати раніше терміну позачергове звання, збільшення зарплати та підвищення по службі.
День діловода - як проходить робочий день професіоналів і коли відзначають професійне свято діловодів та секретарів. Чим діловод відрізняється від секретаря?
День діловода - коли відзначається свято
У Росії та Україні немає офіційно встановленого професійного свята - Дня діловода, і часто на підприємствах День діловода відзначається в день реєстрації підприємства або в день підписання наказу про створення відділу діловодства на підприємстві.
Як проходить робочий день діловода
День діловода триває як звичайний робочий день у всіх службовців – з 9:00 до 18:00, з перервою на обід о 13:00 до 14:00. Звичайно, бувають винятки у вигляді авралів через помилки та невміння вищим керівництвом планувати свою роботу, але: не поспішайте додому о 18:00, якщо вас просять допомогти. Це віддасться сторицею.
По-перше, ви завжди можете розраховувати на те, що вас відпустять до стоматолога або по інших справах у робочий час, тому не треба скупитися на свій особистий час після 18:00. Як говорив один із начальників: "Можете взагалі на роботу не ходити, але якщо мені щось знадобиться ..."
В організаціях, де можна встановити прийомний час для відвідувачів, прийом вхідної кореспонденції - листів, заяв, прийом відвідувачів у канцелярії планується на першу половину дня. У першу половину дня кореспонденція, що входить, і реєструється - вноситься в загальну базу даних на підприємстві.
О 12:00 усі прийняті за ранок документи зареєстровані та передаються на розгляд керівнику. З 12:00 до обідньої перерви о 13:00 у відділі діловодства зазвичай підчищають хвости вчорашнього дня, готують організаційно-розпорядчі документи - друкують тексти наказів або розпоряджень, готують огляди для керівника.
Після закінчення обідньої перерви діловоди знову приступають до роботи і займаються у другій половині дня так званим "закриттям" листів - з усіх відділів діловоду приносять інформацію про те, яким чином виконано або задоволено те чи інше звернення до організації. Діловод вносить до бази даних посилання на інформацію про виконання документа - і таким чином документ вважається відпрацьованим та закритим. До обов'язків діловода входить підтримувати базу даних про всі документи організації в актуальному стані.
План роботи діловода
Робота діловода безпосередньо залежить від зовнішніх факторів - і будується на тому, що події, які необхідно відобразити у діяльності підприємства, відбуваються незаплановано. Ви не можете чітко сказати, що вам доведеться робити завтра. Але загальний план роботи таки має бути - це допомагає уникати нагромадження зайвих доручень від керівництва.
Раз на тиждень
Раз на тиждень - зазвичай у п'ятницю вранці - готується і здається у організацію план роботи на наступний тиждень. Частково це пережитки радянського минулого, але: підготовку плану можна використовувати для PR-компанії – себе особисто та свого відділу діловодства. Акцентуючи увагу на сильних сторонах вашого відділу у діловодстві, ви рано чи пізно досягнете будь-яких запланованих цілей на професійній арені.
Раз в місяць
Часто до обов'язків діловода входить стенографування засідань колегіальних органів - різноманітних порад, комісій etc.
Заможна фірма може дозволити для цього запросити стенографістів, результатом роботи яких буде підготовка стенограми засідання. На підставі цієї стенограми співробітник відділу діловодства готує протокол засідання, виписки з якого після закінчення засідання розсилаються безпосереднім виконавцям та замовникам, розгляд заявок яких піднімався під час засідання.
Раз на рік Один-два рази на рік на підприємствах практикують запрошення студентів вишів для проходженнявиробничої практики. Хочеться порадити студентам:
Постарайтеся максимально використати цей шанс і ознайомитися з роботою досвідчених діловодів, ознайомитися з професією в цілому, вникайте у всі нюанси їхньої роботи.
Використовуйте свій шанс отримати роботу в цій організації – обов'язково підготуйте своє резюме, нехай навіть воно складається з однієї вищої освіти, ваших навичок та контактів, та залиште її керівнику практики. Якщо ви добре виявили себе при виконанні доручень - не сумнівайтеся, вас запам'ятають. Зараз популярно залучати співробітників з боку у разі авралу – ваша допомога в майбутньому може виявитися дуже доречною, і вам обов'язково зателефонують.
Обов'язки діловода
До обов'язків діловода входить: прийом та реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, реєстрація наказів чи розпоряджень по підприємству, підготовка протоколів засідань колегіальних органів та підготовка виписок із протоколів заявникам. За відсутності архіваріуса для підприємства в обов'язки діловода входить архівування документів.
Чим відрізняється діловод від секретаря
Діловод, звичайно ж, стоїть на щабель вище за важливістю в організації, ніж секретар, оскільки діловод займається документообігом організації в цілому, а не тільки документообігом керівника. Все одно всі документи в організації так чи інакше проходять через керівника, але заносить їх керівнику - секретар. Тому і секретар - більш наближена особа до керівника, ніж діловод.
Проте грамотний керівник завжди оцінить, якщо служба діловодства з його підприємстві добре виконує свою роботу.
Курси діловодства
Курси діловодства часто дають загальне поняття про діловодство, але вони можуть закохати вас у професію діловода, а можуть - і відвернути, це справа особистого смаку. На курсах діловодства викладають основи діловодства, знайомлять із типовою інструкцією з діловодства, із законодавством у сфері діловодства, навчають навичкам швидкісного друкування наосліп (до речі, дуже корисна навичка, яка послужить вам добру службу), а також навчають етики та правил проведення ділових переговорів.
Професійні навички діловода
Уважність, посидючість, увага до деталей, відповідальність, старанність, любов до роботи з документами, педантичність, спокійне ставлення до того, що в роботі діловода необхідно чітко дотримуватись інструкцій.
Ти знаєш усе: що буде завтра, післязавтра,
Гартуючи свій перекидний і товстий календар.
Нагадуєш ти про заплановані зустрічі,
Саме і ніби ненароком.
Сьогодні відзначають день секретаря,
Я щиро хочу тебе привітати.
Бажаю щастя та здоров'я, благ земних завжди,
Нехай все в житті на добре буде у тебе.
В офіс ти входиш легкою ходою,
Все встигаєш – наш талісман.
Ти – справжня наша знахідка,
Видно, не дарма секретар такий дано!
Ми у це свято тебе вітаємо,
Радуйся життю, закохайся, кохай,
І від душі ми ще побажаємо
Щастя своє знайти на шляху!
Ти строга, рішуча і терпляча,
Ввічлива, охайна і красива.
Ти для шефа – права рука,
Помічниця його, ти вірна роботі.
З професійним святом тебе вітаю,
Здоров'я міцного, приємних знайомств я бажаю.
Дай Боже, щоб на посаді секретаря ти багато років була,
Благополуччя тобі, достатку та добра.
Ерудована, пильна, строга,
На робочому місці ти завжди уважна.
Шефа розумієш із півслова,
На будь-яке запитання відповісти ти завжди готова.
З Днем секретаря тебе вітаю,
Бажаю багато щастя та тепла.
Затишку, розуміння, добра,
Щоб життя твоє, як день було світле.
Факс випльовує сміливо за листком листок,
Ти справляєшся вміло – в офісі ти бог!
Коли потрібно надіслати листи, зустріти VIP-гостей –
Усі біжать натовпом дружним звати секретарів.
Без тебе стоїть робота, твій сьогодні день
Наголошує вся планета День секретарів.
Будь завжди незамінною, ти професіонал.
Щоб сперечалася робота тисячею похвал,
Щоб завжди твої заслуги заохочував народ,
І усмішка висвітлювала тьмяне небозведення.
Завжди з голочки одягнена,
(Дрес-код у шефа жорсткий дуже),
Тебе б оспівувати поетам,
Так ти прекрасна, між іншим!
І ми, звичайно, дуже раді,
Що нашої фірми ти обличчя,
Наш секретар, ми вітаємо
Вас зі святом зрештою!
Ти секретар, а значить в офісі працівник важливий,
Ти ас у всіх справах паперових.
Ти документ знайдеш будь-хто із заплющеними очима,
Завжди уважна та ввічлива ти з нами.
Успіхів, натхнення тобі бажаю.
Нехай радість та здоров'я тебе супроводжують,
Очі коханням, щастям нехай сяють.
В наш час секретар – працівник століття,
Без неї начальник як без рук.
Наведе порядок швидко у купі документів,
Кава вам подасть, краще за будь-які сервісні послуги.
Зі святом тебе я вітаю,
Щастя, радості у всьому бажаю.
Щоб у житті ніколи не сумувала,
І горя у цьому світі щоб не знала.
Без дозволу ніхто не пройде через пункт пропускної,
Двері шефа охороняєш ти, як вартовий.
Завжди уважна, завжди ти на чеку,
І до шефа без дзвінка не даси проникнути нікому.
З Днем секретаря тебе я вітаю,
Підвищення сходами кар'єрної я бажаю.
Щастя та терпіння тобі завжди,
Жити, не сумувати тобі років до ста.
Це тонка робота - діловодство,
Адже бути компанії візитівкою зовсім непросто!
Побажати хочу вам, леді,
Ангела терпіння,
Нехай завжди гарним буде
Ваш настрій!
А посмішка та сяйво ваших очей
Радують людей, що оточують вас!
Цінуємо, любимо, поважаємо ми секретаря,
Нашої фірми без неї обійтися не можна.
Легка і розв'язна для неї будь-яка тема дня,
Факс відправити, на дзвінки відповісти, встигає сама.
З Днем секретаря тебе я вітаю,
Настрою прекрасного бажаю.
Щастя багато, радості, добра,
Кохання взаємного, затишку та сімейного тепла.
Чесність. Відповідальність. Точність
Ці поняття, напевно, могли б стати девізом одного із найстаріших підрозділів Міністерства внутрішніх справ нашої країни – служби діловодства та режиму. Працюють у цій службі у переважній більшості жінки, чиїми перевагами є скрупульозність, акуратність та почуття відповідальності. У святковий день кореспондент «Петрівки, 38» зустрівся з начальником Управління діловодства та режиму ГУ МВС Росії по м. Москві полковником внутрішньої служби Ларисою ПАНТЕЛЄЄВОЮ та попросив розповісти про справи та турботи підрозділу та його співробітників.
Наше досьє
Пантелєєва Лариса Володимирівна. Закінчила Саратовський юридичний інститут у 1979 році. За розподілом приїхала до свого рідного м. Грозного. Працювала на посадах слідчого райвідділу, слідчого СЛ СУ МВС Чечено-Інгуської АРСР, старшого юрисконсульта, начальника секретаріату. У 1993 році перевелася в м. Будьонівськ слідчим, пізніше була призначена начальником штабу - заступником начальника УВС Будьоннівського УВС. З 2000 року працювала у Слідчому комітеті МВС Росії старшим слідчим у особливо важливих справах. З 2003 року – служба у ГУВС Москви на різних посадах, у тому числі – начальником Правового управління, у червні 2013 року призначена начальником УДіР.
Ларисо Володимирівно, не кожна служба може похвалитися таким поважним віком.
Так, справді, наша служба «найстарослужбовіша». Одинадцять років тому ми святкували 200-річчя створення системи Міністерства внутрішніх справ Росії. Царським маніфестом від 8 вересня 1802 були створені перші вісім міністерств, а 7 січня 1804 (за старим стилем) в МВС Росії була заснована Канцелярія. Вона спочатку складалася з чотирьох експедицій, і штат був лише 45 осіб. Канцелярія видавала накази та реалізовувала політику побудови міні-
терства.
У системі главку Управління діловодства та режиму як самостійний підрозділ існує недавно щодо поважного віку служби - з 20 січня 1993 року. Наказом № 5 МВС Росії від 5 січня 2003 року дату 20 січня оголошено Днем діловодної служби Міністерства внутрішніх справ Російської Федерації. Колишня назва «секретаріат» було замінено на більш відповідну організаційно-штатну структуру - «управління, відділи, відділення, групи діловодства та режиму». Значно зросли організаційно-технічні можливості діловодної служби, її чисельність.
Ларисо Володимирівно, у вашому кабінеті одразу звертаєш увагу на сейф, який здається старовинним.
Сейф справді історичний, йому понад сто років, і він, як кажуть ветерани служби діловодства, завжди стояв у цьому кабінеті у канцелярії ГУВС на другому поверсі. Як символ наступності традицій, він продовжує правильно служити за своїм прямим призначенням. А на ньому, зверніть увагу, постать сови. Вона тут невипадково. Цей птах з давніх-давен не лише символ мудрості, а й символ служби діловодства та пошти як такої - тобто доставки кореспонденції. І ось на цьому старовинному сейфі мудра сова ніби височить над кабінетом, дивиться на нас своїм проникливим поглядом, нагадуючи про те, що треба берегти час і текучці не забувати про головне.
Що є головним у вашій роботі?
Перелічити можна багато. У роботі підрозділу немає другорядних завдань та напрямків. Наша служба як нерви живого організму. Співробітники повинні тримати руку на «пульсі»: своєчасно отримати завдання, організувати виконання будь-якого доручення, проконтролювати результат, і весь цей складний процес на будь-якому етапі має бути забезпечений документаційно. Саме цим займається наш підрозділ. Ми реєструємо всю вхідну і вихідну кореспонденцію, власні правові акти, що видаються, і одержувані правові акти органів управління влади, Міністерства внутрішніх справ Росії. Все це зберігаємо, обробляємо, розмножуємо, доводимо до виконавця.
Дуже важлива напрямна нашої діяльності – це робота зі зверненнями громадян. Усі листи, які адресовані начальнику Головного управління МВС Росії по місту Москві, обов'язково знайдуть свого адресата - того співробітника, якому буде доручено виконання. Доставка всіх цих листів, їх розгляд, читка, реєстрація,
Отримання резолюції посадових осіб та контроль за виконанням здійснюються саме канцелярією.
На сьогоднішній день, для того, щоб усі громадяни мали можливість подати будь-яку заяву, звернення до органів внутрішніх справ, організовано систему роботи прийомних, і щороку зростає кількість громадян, які скористалися цією можливістю. Керівники всіх рівнів здійснюють особистий прийом населення за графіком, який заздалегідь оголошується. У тому числі за графіком громадянин може прийти на прийом до генерал-лейтенанта поліції Якуніна, його заступників.
Щодня співробітники приймальні надають громадянам консультативну допомогу. З питань, які не належать до компетенції органів внутрішніх справ, даються роз'яснення, куди та в якому порядку їм слід звернутися.
Зростання кількості звернень громадян свідчить про збільшення активності громадянського суспільства у захисті своїх прав і свобод, власності та громадського порядку, про зростання їх довіри до поліції та формування основ партнерських відносин населення та органів внутрішньо-
них справ.
В останні роки очолював приймальну полковник внутрішньої служби Петро Олександрович Ляшко. Нині він оформляється на пенсію, його обов'язки виконує підполковник внутрішньої служби Олег Євгенович Нархов, який відповідально та сумлінно керує дорученою ділянкою.
Розкажіть, будь ласка, про напрямки діяльності відділів управління, адже кожен із них виконує свої специфічні завдання.
В Управлінні діловодства та режиму у керівника два заступники. Це полковник внутрішньої служби Марина Вікторівна Лобова, яка очолює відділ захисту державної таємниці. Маючи великий стаж у нашому управління, вона чудово знає свою роботу, з великою енергією організовує її на високому професійному рівні, у тому числі у підрозділах, округах, територіальних відділах. Її добре знають колеги, вона завжди надає працівникам практичну допомогу. Найважливіша функція відділу - контроль за дотриманням та забезпеченням режиму таємності.
 |
| Група забезпечення |
мов.
Співробітники відділу відповідають за організацію взаємодії підрозділів ГУ МВС Росії по Москві з правоохоронними органами розвинених країн, міжнародними організаціями, дипломатичними представництвами, консульськими установами та іншими міжнародними структурами.
Неоціненна роль відділу у сприянні оперативним та слідчим підрозділам ГУ у отриманні інформації від правоохоронних органів розвинених держав.
Участь фахівців ГУ МВС Росії у Москві у міжнародних симпозіумах, виставках, конференціях дозволяє ознайомитися з передовими технологіями та ефективними методиками, використовуваними іноземними колегами у повсякденній діяльності.
Особлива увага надається підтримці високого спортивного іміджу московської поліції на міжнародній арені. У 2013 році збірна команда ГУ МВС Росії по Москві стала переможцем найпредставнішого і престижного міжнародного турніру з міні-футболу серед правоохоронних органів, що проводиться щорічно в нідерландському Ейбергені. Традиційно представники ГУ МВС Росії по Москві займають високі місця у Всесвітніх іграх поліцейських і пожежників.
Не можу не розповісти про підполковника внутрішньої служби Іллю Сергійовича Миканорова. Кадровий офіцер, випускник Московської академії МВС Росії, працював на різних посадах у системі ГУ, добре знає службу. Почуття загостреної відповідальності, офіцерської честі, особистої гідності, надійність – якості, що відрізняють його. Важко переоцінити значимість роботи очолюваного ним відділу, який займається організацією всього документообігу ГУ МВС Росії у Москві. Відділ має найбільшу штатну чисельність. У посадові обов'язки атестованих співробітників і працівників входять прийом, реєстрація, розподіл кореспонденції, що надходить до ГУ МВС Росії по Москві. Усі документи ретельно розглядаються і розподіляються за напрямами діяльності ГУ, що є важливою складовою ефективної управлінської діяльності керівництва ГУ МВС Росії в м. Москві.
Наявність групи забезпечення діяльності керівництва в особі таких відповідальних співробітників, як майор внутрішньої служби Олексій Сергійович Черкашин, підполковник внутрішньої служби Михайло Калінікович Кривко, полковник внутрішньої служби Володимир Павлович Карпенко, полковник внутрішньої служби Павло Станіславович Кондратцев, підполковник внутрішньої служби Наталія Генна Ольга Миколаївна Дюкова, дає можливість оперативно у будь-який час дня та ночі доводити важливу інформацію до керівного складу.
Безперебійність діяльності управління неможлива без вкладу відділення з доставки кореспонденції комендантського відділу в особі сержантів поліції Олександра В'ячеславовича Колпакова, Олександра Івановича Якушкіна, Надії Анатоліївни Пєнкіної, які забезпечують своєчасну доставку листів громадянам та важливих, а часом секретних документів.
Обов'язки керівника 2-го
відділу роботи зі скаргами та зверненнями виконує майор внутрішньої служби Євгена Нетесова. Ділянка важка, і цю роботу, виявивши активну громадянську позицію, Євгенія Олександрівна взяла на себе. Але ж у неї сім'я, вона мати двох дітей, проте вона погодилася очолити такий складний відділ за відсутності начальника. Турботи керівника, скажімо прямо, не всім до вподоби: простіше бути підлеглим, відпрацював своє і о 18 годині пішов. Але якщо ти керівник, то на тобі висить тягар відповідальності за себе, за підлеглих, та ще необхідно тримати звіт за роботу перед керівництвом.
Велику роль у становленні нашого підрозділу, звісно, відіграли усі мої попередники. Це нині покійний полковник міліції Віктор Іванович Путов, який 22 роки очолював секретаріат ГУВС. Напевно, жодного керівника стільки років не очолював один підрозділ. Одинадцять начальників ГУВС змінилося за нього. Після нього були полковники міліції Андрій Анатолійович Парфьонов, Олексій Борисович Мікуленко, Віктор Григорович Голубицький – ці керівники створювали управління, в якому мені випала честь служити та очолювати його.
Щоб почуватися професіоналом у цій службі, і тим більше керувати нею, потрібний величезний досвід.
Саме досвід роботи в органах попереднього слідства, штабі, правовій службі та секретаріаті допомагає мені у нинішній роботі. Дев'ять років я була начальником Правового управління ГУ МВС Росії по Москві, але вважаю, що нинішня посада для мене нова і дуже висока щабель.
Всі наші співробітники відрізняються найвищим професіоналом.
лізмом.
І ми, звичайно ж, намагатимемося гідно продовжувати кращі традиції нашої служби – а це вірність обов'язку та відповідальний підхід до роботи.
Сергій ВОЛОГОДСЬКИЙ
Редакція газети «Петрівка, 38» щиро вітає всіх співробітників діловодної служби з професійним святом та бажає міцного здоров'я, успіхів у їхній відповідальній роботі, щастя в особистому житті.